Varsle overtredelser - Tell me

Vi vil etterleve våre etiske retningslinjer og verdier. Skulle det noen gang skje at vi ikke gjør det, og du som har kontakt med NCC opplever at vi ikke gjør det, finnes det en mulighet for å rapportere det.

Her kan du ta opp adferd eller annen informasjon som strider mot NCCs etiske retningslinjer eller verdier. Rapporter via linken under.

Vi garanterer at det du sier eller skriver blir behandlet som konfidensiell informasjon, og du forblir anonym hvis du ønsker. Din identitet vil ikke bli avslørt.

Her kan du lese mer om våre atferdsregler.

Hva er Tell Me?

Hva er Tell Me?

Tell Me er NCCs varslingskanal, der du som medarbeider (kanalen er også åpen for konsulenter, leverandører, kunder og andre forretningspartnere) kan varsle om mulige brudd på lovgivning, NCCs atferdsregler, atferdsregler for leverandører eller retningslinjer og direktiver.

Hva er varsling?

Varsling betyr at en person informerer selskapet om en bekymring eller mistenkt overtredelse. Formålet er å beskytte selskapet, medarbeiderne samt andre interne og eksterne interessenter.

Hvilke typer hendelser skal jeg varsle om?

Hendelser som du tror er i strid med NCCs atferdsregler, atferdsregler for leverandører samt andre policyer og direktiver. Det kan også dreie seg om brudd på en lov, regel, forskrift og/eller en direkte trussel mot allmenne interesser. Brudd på konkurranselover og korrupsjon er eksempler på forhold det skal varsles om.

Hva skal jeg gjøre hvis det bare er en mistanke og jeg er usikker på om noe har skjedd?

Er du usikker på hvordan du skal forholde deg skal du spørre lederen din, HR, Legal, Compliance eller Finance hvis du vil vite om noe er riktig eller galt. Vi vil heller at du spør oss om en situasjon som viser seg å være harmløs, enn at vi lar potensiell uetisk atferd gå upåaktet hen fordi du var usikker. Les mer på Ask Me-sidene.

For hvilke land er det mulig å sende et varsel?

Det er mulig å sende varsler om hendelser som har funnet sted på alle selskapets arbeidsplasser, i samarbeidsprosjekter og hos datterselskaper. Tell Me-linjen er tilgjengelig på alle lokale språk.

Hva er represalier?

Represalier innebærer at en varsler eller en person som har deltatt i en gransking, for eksempel som vitne, blir straffet på en eller annen måte. Straffen kan være degradering eller at arbeidsforholdet avsluttes. NCC har en policy for vern av varslere som på det strengeste forbyr represalier mot en person som varsler om en bekymring i god tro. Policyen fastslår at represalier er en handling som er underlagt disiplinære prosedyrer.

Hva hvis jeg opplever represalier?

Klager som er gitt i god tro, vil ikke føre til sanksjoner, uansett om de underliggende faktaene viser seg å være korrekte eller ikke, og uansett om de medfører korrigerende tiltak eller ikke. Hvis du mener at du har opplevd noen form for represalier, ber vi deg rapportere det slik at det kan granskes.

Hva skjer med de som blir anklaget?

Det avhenger av om anklagen er underbygget eller ikke. Hvis bruddet kan dokumenteres, vil NCC iverksette hensiktsmessige tiltak. Det kan omfatte disiplinærtiltak opp til og med oppsigelse og mulig søksmål i henhold til gjeldende lovgivning og avhengig av omstendighetene. NCC kan også iverksette andre tiltak for å hindre gjentakelse, for eksempel opplæring.

Hvorfor varsle?

Hvorfor skal jeg varsle om det jeg vet?

Det er viktig for NCC å ha en sterk, transparent og positiv integritetskultur som er i tråd med Star Behaviors og selskapets kjerneverdier – ærlighet, respekt og tillit. Det å vise omtanke er en Star Behavior som angir hvordan det forventes at vi tar ansvar for egne handlinger og egen ressursbruk, men også håndterer risiko og opptrer med integritet for å sikre en trygg og bærekraftig drift med høy kvalitet.

Vi har alle et ansvar for å opptre på en etisk korrekt måte og la de rette personene få vite det hvis noen ikke handler på en etisk korrekt måte eller handler i strid med lover eller forskrifter.

Jeg kjenner til at noen personer er involvert i uetisk atferd, men atferden angår ikke meg. Hvorfor skal jeg varsle om det?

Vi oppfordrer deg til å si fra og lufte bekymringer for å hindre alle typer overtredelser. All uetisk atferd, på alle nivåer, skader til syvende og sist selskapet og alle medarbeiderne, også deg. Hvis du vet om tilfeller av uakseptabel atferd eller brudd på etiske normer, bør du anse det som din plikt å varsle om det, både av hensyn til deg selv og kollegene.

Ønsker ledelsen virkelig at jeg skal varsle?

Absolutt. NCC tolererer ikke atferd som er i strid med lover og regler, og vil utøve konsekvensledelse ved eventuelle brudd på NCCs atferdsregler.  Jo raskere vi får kjennskap til en hendelse, desto tidligere kan vi handle og forhåpentligvis minimere de negative effektene av forseelser.

Er ikke dette systemet bare et eksempel på at noen vokter over meg?

NCC er forpliktet av sine kjerneverdier – ærlighet, respekt og tillit. I tråd med denne forpliktelsen oppfordrer og forventer vi at medarbeidere og andre som har alvorlige bekymringer knyttet til sider ved NCCs virksomhet, sier fra. Formålet med Tell Me og eventuelle granskinger som NCC foretar, er å finne ut hva som har skjedd, uavhengig av hvor og på hvilket nivå i organisasjonen.

Hvem kan varsle?

Hvem kan varsle via Tell Me-linjen?

Alle kan sende et varsel via Tell Me-linjen. De fleste varsler blir sendt av medarbeidere, men også konsulenter, leverandører, kunder eller andre forretningspartnere kan varsle.

Hvem mottar varslene?

Varslene som sendes via varslingskanalen Tell Me, blir mottatt og tatt stilling til av Group Compliance. Varslingslinjen leveres av det eksterne selskapet People InTouch og er tilgjengelig 24 timer i døgnet, 7 dager i uken på alle språk, via telefon eller nett.

Hvem gransker varslene?

Avhengig av hva varselet dreier seg om og hvor hendelsen har funnet sted, ligger ansvaret for granskingen hos ulike deler av organisasjonen. Det er gjerne HR som tar stilling til varsler om trakassering, diskriminering eller mulige urettferdige ansettelsesprosesser, mens Legal eller andre konsernfunksjoner, for eksempel Security, kan ta stilling til andre typer varsler. De som foretar granskinger i NCC, er uavhengige i sin håndtering og gransking av varsler.

Hvem er beskyttet av NCCs varslerpolicy?

Alle personer som kan innhente informasjon om brudd på regler i arbeidsrelatert sammenheng er beskyttet. Det kan være medarbeidere, ulønnede traineer, aksjonærer med aktive oppdrag og medlemmer av tilsynsorganer (deriblant styret), uavhengige tredjepartsentreprenører, underentreprenører og leverandører. Beskyttelsen gjelder også for personer som bistår varslerne, for eksempel kolleger og slektninger.

Hvordan varsler jeg?

Hvordan skal jeg varsle om en bekymring?

Ideelt sett oppfordrer vi deg til å varsle om alle mistenkte brudd på atferdsregler direkte til lederen din, lederens overordnede, HR, Legal, Finance eller Group Compliance. Det kan gjøres per e-post, telefon eller ved personlig oppmøte. Føler du imidlertid at du ikke kan henvende deg til noen av disse, kan du bruke varslerkanalen Tell Me, der varselet kan sendes anonymt.

Hvor går disse varslene? Hvem har tilgang til dem?

Varsler legges direkte inn i varslingstjenesteleverandørens sikre server, som driftes utenfor NCCs IT-miljø. Vår serviceleverandør People InTouch benytter et varslingssystem der rapportene kun er tilgjengelige for autoriserte personer i NCC som er ansvarlige for å ta stilling til varslene og foreta granskingene. Alle disse mottakerne plikter å holde rapportene konfidensielle.

Hva om de som er anklaget, får tilgang til rapporten?

Varslingsprosessen Tell Me og granskingsprosessen er lagt opp slik at impliserte parter ikke blir informert om varselet eller gitt tilgang til varsler der de selv er navngitt.

Jeg er bekymret for at informasjonen jeg gir til syvende og sist kan spores tilbake til meg. Hvordan kan jeg forsikre meg om at det ikke skjer?

Det er aldri mulig å spore varslerens identitet – den eksterne leverandøren oppgir aldri identifiserbar informasjon som IP-adresse og talemelding til NCC. Systemet gir varsleren et unikt saksnummer. Dette saksnummeret gjør det mulig for varsleren å lytte til eller lese svaret fra NCC når han eller hun går tilbake til systemet.

Identiteten din vil alltid holdes konfidensiell. Du kan også velge å være anonym hvis den lokale lovgivningen tillater det. For ytterligere å sikre anonymitet kan du vurdere å ikke oppgi identifiserende detaljer i varselet. Velger du å være anonym, må du imidlertid huske å gå tilbake til varselet i etterkant, siden Group Compliance kan ha sendt deg spørsmål. Det kan være vanskeligere å foreta en grundig gransking i tilfeller der varsleren er anonym, så tenk nøye gjennom dette før du sender varselet.

Hva skal varselet inneholde?

Det er viktig at varsleren oppgir så mye informasjon som mulig for å bistå i granskingen (alltid nyttig: "hva, når, hvordan, hvor" – "hvem" når det kreves for å løse saken). Dessuten vil all dokumentasjon som kan gis, være nyttig.

Kommer du på noe viktig etter at varselet er sendt, kan du bruke passordet ditt for å gå tilbake til Tell Me og få tilgang til det opprinnelige varselet. Du kan da legge til flere opplysninger eller besvare spørsmål som du har fått fra Group Compliance.

Får jeg tilbakemelding om resultatet av det innsendte varselet?

Hvis varsleren har valgt den eksterne varslingslinjen som varslingskanal, vil Group Compliance sende bekreftelse på mottak innen ca. 48 timer. Noen ganger vil denne bekreftelsen omfatte spørsmål som vil være nyttige for granskingen. Varsleren vil dessuten bli underrettet når granskingen er avsluttet. Avhengig av hvor følsom granskingen er, kan visse ikke-konfidensielle opplysninger deles med varsleren. Dette vil imidlertid aldri omfatte informasjon som inneholder personopplysninger.

Hvor lenge blir opplysningene lagret?

Alle opplysninger du gir via Tell Me-telefonen eller -systemet på nett, vil bli behandlet med det formål å følge opp og granske meldingen i samsvar med lokale rettslige forpliktelser. Opplysningene lagres så lenge det er nødvendig for å håndtere saken, men ikke lenger enn 2 år.

Behandlingen av personopplysninger gjennom varslingssystemet er strengt regulert i henhold til personvernforordningen (GDPR).

Hvem får tilgang til opplysningene?

Alle varsler mottas av Group Compliance og behandles i henhold til strenge prinsipper for hvem som behøver informasjonen. Personen som skal granske saken vil få tilgang og er gjerne en ansatt i Legal-, Compliance- eller HR-avdelingen i NCC, avhengig av hva saken gjelder, og hvor i virksomheten det kan ha skjedd en overtredelse. Avhengig av type overtredelse kan også andre avdelinger bli involvert (f.eks. internrevisjonen), og noen ganger er det behov for ekstern hjelp i granskingen.

Finnes det andre måter å varsle på?

Ved siden av ovennevnte interne ressurser er den sikreste metoden å benytte den eksterne Tell Me-linjen. Men du kan også sende en e-post til Head of Compliance (lenke e-post) eller et brev til: Head of Compliance, Group Legal & Risk, 170 80 Solna, Sverige.

I tillegg kan du kontakte en lokal ressurs som dekker de juridiske enhetene i de ulike landene, eller varsle lokale myndigheter.

I tillegg kan du kontakte en lokal ressurs som dekker de juridiske enhetene i de ulike landene, eller varsle lokale myndigheter.

Lokale myndigheter i Sverige, Danmark, Finland: