UDI flytter til Valle View:
Et av Norges største flytteprosjekter
UDI har siden 1999 hatt kontorer i Hausmannsgate sentralt i Oslo sentrum. Gjennom årene har direktoratet vokst ut av lokalene og på slutten lokalisert fem forskjellige steder. Etter en vurdering i 2017 ble det vedtatt at de skulle inn i nye lokaler. Valget falt på Valle View, et signalbygg kun seks minutter med T-bane fra Oslo sentrum.
Lars Bendik Johansen er prosjektleder i UDI og forteller at det ikke er en enkel sak å relokalisere en så stor organisasjon. – Vi er opp mot 950 personer på det meste, så det er mye som skal klaffe. I tillegg til alle de ansatte skal vi følge reglene til arealnormen som gjorde at vi måtte gå fra cellekontorer til åpent kontorlandskap.
Kort prosess
Som statlig instans var vi nødt til å gjennomføre prosjektet i samarbeid med Statsbygg og direktoratet hadde en eksisterende leieavtale som gikk ut etter to år og dermed knapt med tid å lande en avtale. For mange kan to år virke som en lang prosess, men for en statlig instans med nesten tusen ansatte og strenge krav er det tidkrevende å både finne lokalene og samtidig jobbe ut en avtale. Avtalen ble signert 1. mars 2019 med NCC Property Development.
Toyne Vikerheim, tidligere prosjektleder for drift og flytting, nå driftsleder, mener prosessen har gått over all forventning, spesielt med den korte tiden på to år for å få på plass kontorer til mer enn 900 personer.
UDI flyttet til Valle View - en omstendelig flytteprosess med god hjelp fra NCC PD
– Gjennom hele prosessen har vi stort sett bare hatt kontakt med to-tre personer fra NCC PD og det har gått smertefritt. Vi har hatt nesten daglig kontakt og NCC har vært tydelige og hjelpsomme hele veien. De snakker samme språk som oss og har vært til uvurderlig hjelp underveis i prosessen og har gjort samarbeidet med alt fra interiørarkitekter til håndverkere enklere for oss.Toyne Vikerheim
Mange føringer
UDI er ikke bare mange i antall ansatte, de har mange og strenge sikkerhetskrav til både datasikkerhet og personsikkerhet. Dette har ført til at de selv har tatt ansvaret for løsninger som IT-infrastruktur og bemanning og drift av resepsjonen med gjesteregistrering og nøkkelkort.
– Vi har en stor IT-avdeling med høy kompetanse som har tatt ansvaret for installasjonene av infrastrukturen i bygget. Dette fører jo til at det blir enda flere kokker og enda mer koordinering, men der har prosjektledelsen og den gode kommunikasjonen med NCC PD fungert utmerket.
Resepsjonen er det vanlig at byggherre og utleier står ansvarlig for innledningsvis, men på grunn av våre høye krav til sikkerhet står vi også for dette selv, sier Vikerheim.
Myk tilvenning
Internt har det til tider vært utfordrende å overbevise ansatte om å måtte endre rutiner som er innarbeidet over mange år. Irene Brønlund Opseth, Prosjektleder for nye arbeidsplasskonsepter i UDI forstår at det for mange var en omstilling å endre helt på arbeidsmåten.
– Vi er en organisasjon som har jobbet på samme måte siden 1999. Lokalene vi hadde i sentrum var utdaterte og vi var lokalisert på fem forskjellige steder. De ansatte satt i cellekontor med stasjonære PCer og mange trivdes med det og som man vet er det ikke enkelt å endre rutiner over natten.
Valle View sto klart februar 2021, men innflytningsfest ble ikke holdt før i november pga pandemien. Gleden over nye lokaler var kortvarig. Kun uker etter innflytningsfesten var det tilbake på hjemmekontor for mer enn 900 av de ansatte.
– Vi følger Statens føringer og var derfor nødt til å gjeninnføre hjemmekontor for nesten alle ansatte høsten 2021. På den ene siden har det vært trist, men samtidig har det tvunget organisasjonen til å modernisere og digitalisere driften raskt. På den måten tror jeg de ansatte har mye enklere for å ta overgangen med satte arbeidsstasjoner til åpne landskap, sier Opseth.
Lokalene overbeviste
Nå som direktoratet er på plass i bygget er det ifølge prosjektlederne kun lovord og positive tilbakemeldinger fra ansatte og besøkende. Vi har supermoderne, lyse lokaler med byens beste utsikt, egen café med barista og en helt fantastisk kantine. Det som er gøy er at noen av de nye leietakere har vært på besøk hos oss og blitt inspirert av farger og innredning.
Lund & Slaatto sto bak interiør og fargevalg og sto for dialogen mellom leietaker og byggherre.
– Det var godt å ha med noen som var helproffe på dette. De tok dialogen med NCC og guidet oss gjennom interiør- og fargevalg. Dette var folk med høy kompetanse som gjorde prosessen enkel for oss mener prosjektleder Opseth.
Attraktive lokaler = Attraktiv arbeidsplass
De ansatte har tidligere vært vant til å ligge et steinkast unna alle tilbud og fasiliteter i Oslo sentrum og mange har ikke vært så glad for å flytte ut av sentrumskjernen, men de tre prosjektledere mener at dette bare blir tatt godt imot av de fleste ansatte, men spesielt for nye ansatte. Opseth utdyper;
– Det er klart at området vi har ligget i var svært belastet med det som følger med ved å ligge så sentralt. At lokalene i tillegg var gamle og slitte gjorde ikke inntrykket så mye bedre når vi skulle rekruttere nye ansatte.
Nå bruker vi lokalene aktivt for å tiltrekke oss kompetente folk. Vi ligger kun 6 minutter unna Oslo-S med t-bane, noe som gjør det enda enklere og raskere for pendlere som kommer utenbys fra.Irene Brønlund Opseth, Prosjektleder for nye arbeidsplasskonsepter
Valle View har egen sykkelparkering med garderobebokser og fasiliteter for å lade, vaske og skru sykkel for de ansatte. Kombinert med treningsrom og garderober er dette løsninger som det settes veldig stor pris på, spesielt nyansatte. Ifølge prosjektlederen er dette enda et bidrag til hele totalpakken med lokalene bygget er med å løfte hele opplevelsen for de ansatte.
Et område i utvikling
Hele området rundt den nye stadion og de nye byggene, Valle View og Valle Wood er i stadig utvikling. Det planlegges flere nye cafeer og butikker.
- I nabobygget Valle Wood har vi mulighet for å leie møterom og ekstra kontorplasser i eget møtesenter og coworking. Vi har ikke hatt behovet ennå, men det er godt å ha muligheten da det skaper fleksibilitet og forutsigbarhet for oss, avslutter Lars Bendik Johansen.
